Tipos de inventários: métodos ideais para otimizar a gestão do estoque

Os tipos de inventários são fundamentais para garantir a eficiência na gestão de estoques e a precisão nas operações de qualquer empresa. A escolha do método adequado de inventário pode impactar diretamente a redução de custos, a organização do espaço e a agilidade nos processos de reposição e controle de produtos.

Neste artigo, exploraremos os principais tipos de inventários, suas vantagens e como implementá-los de maneira eficaz para melhorar o desempenho do seu negócio. Se você busca otimizar a gestão de estoque e aumentar a precisão no controle de produtos, entender os diferentes métodos de inventário é essencial para alcançar resultados mais eficientes e competitivos.

O que é um inventário?

O conceito de inventário abrange diferentes perspectivas. Ele pode ser entendido como uma avaliação das mercadorias, um balanço desses itens ou mesmo um registro detalhado que relaciona todos os objetos de forma organizada.

No contexto empresarial, o inventário assume um papel fundamental, oferecendo informações precisas sobre os itens registrados. Essas informações geralmente incluem a descrição do produto, a quantidade disponível e sua localização.

Com esses dados, torna-se viável implementar um controle de inventário eficaz, permitindo aos gestores uma visão clara sobre o que a empresa possui, onde esses itens estão localizados e qual o fluxo de entrada e saída no estoque.

Esse processo também é amplamente conhecido como controle de patrimônio ou controle de estoque. Independentemente do porte da organização, realizar essa gestão de forma estruturada é indispensável.

Por que isso é tão importante? Controlar os bens de uma empresa é um passo essencial para estabelecer um planejamento financeiro sólido e coerente.

Além disso, o conhecimento detalhado sobre os recursos disponíveis ou em falta evita problemas como gastos desnecessários, riscos de fraude e atrasos no cumprimento de prazos.

Muitos gestores recorrem a planilhas para organizar e registrar os dados do inventário manualmente. No entanto, à medida que o estoque cresce, essa abordagem torna-se inviável devido à complexidade e ao tempo demandado.

Por essa razão, diversas empresas têm optado por automatizar o controle de inventário, utilizando softwares especializados que simplificam essa tarefa. Ferramentas como as da Desk Manager, por exemplo, oferecem soluções completas para esse tipo de gestão.

Esses sistemas são especialmente úteis para casos como o inventário de TI, que envolve o levantamento de todos os ativos tecnológicos de uma empresa. Entre eles:

Hardwares: dispositivos físicos, como impressoras, notebooks, computadores e roteadores;
Softwares: ativos intangíveis, como serviços em nuvem, e-mails, aplicativos e licenças.

A gestão desses ativos contribui significativamente para a priorização de investimentos, direcionando os esforços para os ativos mais críticos que requerem ações imediatas.

Agora que você compreende o que é inventário e a sua importância para o sucesso do seu negócio, é hora de conhecer os diferentes tipos de inventário disponíveis e escolher a solução mais adequada às suas necessidades.

Inventário segundo a periodicidade

O inventário é uma ferramenta essencial para o controle e a gestão eficaz do estoque, mas nem todos os negócios possuem as mesmas necessidades.

Por isso, existem diferentes tipos de inventários, cada um com características específicas que se ajustam a diferentes cenários operacionais.

A seguir, exploramos os principais modelos de inventário, suas vantagens e desvantagens, e como escolher o mais adequado para sua empresa.

Inventário periódico

O inventário periódico é um dos tipos de inventários mais comuns, realizado em intervalos definidos, como mensal, trimestral ou anual, para registrar e avaliar o estoque físico disponível em um determinado momento.

Esse método permite que as empresas realizem uma contagem completa do estoque em períodos específicos, oferecendo uma visão precisa da quantidade de produtos em um dado instante. Compreender os diferentes tipos de inventários, como o periódico, é essencial para escolher o método mais adequado às necessidades de controle e gestão do estoque de cada organização.

Inventário permanente

O inventário permanente é um método de controle contínuo em que os registros de estoque são atualizados em tempo real, acompanhando todas as entradas e saídas de itens à medida que acontecem.

Esse modelo fornece uma visão precisa e instantânea dos níveis de estoque, facilitando decisões estratégicas.

Para sua implementação, é indispensável o uso de sistemas automatizados e softwares de gestão integrados, que capturam e processam dados de maneira eficiente.

Esse método é especialmente indicado para empresas que demandam informações precisas e atualizadas sobre o estoque, como indústrias e varejistas de grande porte.

Inventário de segurança

O inventário de segurança consiste em um estoque extra mantido estrategicamente para proteger a empresa contra imprevistos, como atrasos na entrega por parte de fornecedores, variações inesperadas na demanda ou outras situações que possam comprometer o abastecimento regular.

Ele atua como uma reserva que garante a disponibilidade de produtos mesmo em cenários adversos.

Funciona como uma margem de proteção, assegurando a continuidade das operações e evitando problemas como interrupções na produção ou perda de vendas.

Embora aumente os custos de armazenamento, é uma estratégia essencial para empresas que priorizam a confiabilidade no atendimento ao cliente e a estabilidade dos processos operacionais.

Inventário de ciclo

O inventário de ciclo é uma estratégia de gestão de estoques que se baseia em ciclos predeterminados de reposição e consumo, ajustados às demandas específicas de cada período.

Esse modelo organiza o estoque de maneira estruturada, garantindo que os níveis sejam mantidos dentro de parâmetros ideais ao longo de um intervalo de tempo definido.

O foco principal desse método está em equilibrar o volume de estoques para atender às necessidades operacionais sem excessos ou faltas, otimizando a reposição de itens com base em análises de consumo.

Ele exige planejamento cuidadoso e monitoramento constante para evitar gargalos ou acúmulos desnecessários, sendo especialmente útil para empresas que operam com demandas sazonais ou previsíveis.

Inventário físico

O inventário físico é o processo de contagem manual e detalhada de todos os itens do estoque, geralmente conduzido de forma direta por equipes designadas para garantir a exatidão dos registros.

Este método é amplamente utilizado para obter um panorama real e atualizado do estoque disponível.

É comumente realizado em situações específicas, como auditorias, conferências de dados ou validações periódicas.

Embora seja eficaz para identificar discrepâncias e atualizar informações, sua execução demanda tempo e organização, especialmente em estoques de grande volume, podendo impactar temporariamente as operações.

Inventário rotativo

O inventário rotativo é um método de contagem realizado de forma contínua e fragmentada, focando periodicamente em pequenas seções do estoque.

Essa abordagem permite que o controle seja mantido de maneira constante sem a necessidade de realizar uma contagem total de todos os itens de uma só vez.

Uma de suas principais vantagens é que pode ser executado sem interrupções nas operações, tornando-o ideal para empresas que precisam manter o fluxo operacional ativo.

Ele também facilita a identificação de inconsistências em tempo hábil, promovendo uma gestão de estoque mais dinâmica e precisa.

Outros tipos de inventários

Além dos tipos de inventários mais conhecidos, existem outros métodos que desempenham papéis essenciais na gestão de estoques. Cada um desses tipos de inventários oferece vantagens específicas para otimizar o controle e a eficiência operacional. Confira alguns dos principais:

Inventário regular ou cíclico: refere-se ao controle das quantidades necessárias para atender à demanda durante o intervalo entre os reabastecimentos.
Inventário obsoleto, morto ou perdido: inclui itens que, por razões como expiração, deterioração, ou danos, não podem ser comercializados, gerando inevitavelmente prejuízos.
Inventário disponível: compreende os produtos prontos para uso imediato, seja para vendas ou para abastecimento da produção.
Inventário em linha: constituído pelos itens prestes a entrar na linha de produção.
Inventário em quarentena: abrange os produtos que precisam permanecer armazenados por um período pré-determinado antes de serem liberados para uso ou comercialização.

Gestão de inventário ao longo do período fiscal

O inventário empresarial é classificado conforme o momento em que é realizado dentro do ciclo fiscal da organização. Esses tipos de inventários são fundamentais para uma gestão eficiente, pois ajudam a determinar a situação exata do estoque em momentos estratégicos.

A seguir, apresentamos os principais tipos de inventários utilizados pelas empresas:

Inventário inicial: esse inventário é realizado no começo do período contábil, antes que qualquer aquisição adicional de bens ou vendas seja feita. Ele reflete a posição inicial dos recursos disponíveis para a empresa.
Inventário final: esse levantamento ocorre ao término do exercício econômico-financeiro, geralmente ao final do ano. O objetivo é registrar os bens e recursos acumulados após a conclusão de todas as operações comerciais realizadas durante o período.

Vale destacar que o inventário final de um período contábil serve como base para o inventário inicial do próximo ciclo fiscal, promovendo a continuidade e a precisão no controle patrimonial.

Inventário de acordo com o tipo de produto

O inventário de uma empresa varia de acordo com a natureza dos itens armazenados. Assim, é possível classificar os inventários em diferentes categorias:

Inventário de matérias-primas: focado no controle do estoque das matérias-primas utilizadas na fabricação dos produtos finais.
Inventário de suprimentos de fábrica: registra os materiais consumidos durante o processo produtivo que, devido à sua natureza, não podem ser contabilizados de forma precisa, como porcas ou tintas.
Inventário de produtos em processamento: refere-se aos itens que estão em fase de produção, ou seja, ainda não foram concluídos.
Inventário de produtos acabados: abrange os produtos já finalizados e prontos para comercialização.
Inventário de mercadorias: relaciona os bens adquiridos pela empresa para revenda, que não passam por processos de modificação.

O tipo de produto armazenado influencia diretamente as estratégias de estocagem, as operações de gestão e o modelo de inventário adotado, adaptando-se às necessidades específicas de cada item.

Inventário classificado por função

Os tipos de inventários podem ser organizados conforme a função que desempenham na cadeia de suprimentos. Cada tipo é projetado para atender a necessidades específicas de controle e gestão de estoque, garantindo que a operação flua de maneira eficiente. Entre os principais tipos de inventários estão:

Inventário em trânsito (ou de dutos): refere-se aos produtos e materiais que estão em deslocamento para o armazém ou que já foram solicitados aos fornecedores. Em fluxos logísticos mais lentos, que envolvem grandes distâncias ou múltiplos níveis, esse tipo de inventário pode superar o volume armazenado.
Inventário de segurança ou reserva: inclui os estoques mantidos para mitigar interrupções no processo produtivo, atrasos de fornecedores ou variações imprevistas na demanda. Sua finalidade é evitar rupturas de estoque.
Inventário de previsão ou sazonal: abrange os itens estocados para atender a demandas futuras que sejam previsíveis, geralmente relacionadas a períodos específicos do ano. Diferencia-se do inventário de segurança, que cobre contingências inesperadas.
Inventário de desacoplamento: destinado a equilibrar dois processos de fabricação com velocidades diferentes, permitindo que cada etapa funcione de forma independente e com os recursos necessários.

Cada tipo de inventário desempenha um papel estratégico na logística, atendendo a necessidades específicas, como abastecimento da produção, recebimento de mercadorias ou resposta a variações na demanda.

Como escolher o tipo inventário ideal?

A seleção do tipo de inventário depende de aspectos específicos de cada organização, variando de acordo com seu porte, complexidade e recursos disponíveis.

Tamanho e estrutura da empresa

Empresas menores optam frequentemente por métodos mais simples e econômicos, como o inventário periódico, que envolve contagens em intervalos definidos.

Já grandes organizações, com estoques extensos e operações distribuídas, tendem a adotar sistemas permanentes ou automatizados, permitindo atualizações em tempo real sobre o status do inventário.

Complexidade do estoque

Estoques diversificados, que incluem matérias-primas, produtos em processo e produtos acabados, frequentemente demandam abordagens híbridas.

Uma empresa pode usar um inventário permanente para categorias críticas e um inventário rotativo para itens de menor relevância. Esse nível de sofisticação aumenta quando há necessidade de inventários especializados, como o inventário de desacoplamento em processos industriais.

Recursos e tecnologia disponíveis

Empresas que dispõem de sistemas ERP ou WMS conseguem automatizar o controle do estoque, o que facilita o uso de métodos permanentes que integram inventário físico e financeiro. No entanto, a implementação desses sistemas requer investimentos em tecnologia, capacitação da equipe e manutenção.

Em contrapartida, empresas com restrições orçamentárias podem preferir métodos manuais ou periódicos, que, embora menos avançados, oferecem uma alternativa viável para a gestão de estoques.

Frequência e velocidade de operações

A frequência e a velocidade das operações também influenciam a escolha do inventário. Empresas com alta rotatividade de estoque, como varejistas ou indústrias de bens de consumo rápido, geralmente se beneficiam de sistemas permanentes.

Já negócios com movimentações menos frequentes, como distribuidores de bens duráveis, podem preferir inventários periódicos, que são suficientes para suas necessidades.

Requisitos de conformidade e auditoria

Em setores regulados, como o farmacêutico ou alimentício, os requisitos de conformidade e auditoria determinam a necessidade de um controle rigoroso e rastreável, o que exige sistemas que garantam precisão e transparência.

Uma análise detalhada do fluxo operacional e dos custos associados ao gerenciamento de estoque é essencial antes de escolher um sistema específico. Além disso, a revisão periódica do modelo adotado é indispensável para ajustá-lo às mudanças no mercado ou na estrutura da empresa.

A importância de escolher entre dupla contagem e contagem Única

Quando se realiza um inventário, a forma como os itens são contados influencia diretamente na precisão dos dados e na eficiência do processo. Nesse contexto, as práticas de dupla contagem e contagem única são fundamentais para evitar discrepâncias.

Vamos explorar as características, vantagens e desvantagens de cada uma dessas abordagens.

Contagem única

A contagem única é um dos tipos de inventários mais simples, onde os itens do estoque são contados apenas uma vez, geralmente por uma única equipe ou responsável pelo processo.

Esse método é caracterizado pela sua simplicidade e rapidez, tornando-se uma opção econômica em termos de recursos humanos e tempo. Ele é particularmente recomendado para tipos de inventários em estoques menores ou em situações onde o tempo disponível para realizar o processo é limitado.

Entre as principais vantagens da contagem única, destaca-se a agilidade na execução, já que o processo é concluído rapidamente, e o menor custo operacional, devido à redução na necessidade de mão de obra ou de tecnologias avançadas.

No entanto, esse método apresenta desvantagens significativas, como o risco de erros humanos, incluindo contagens incorretas, omissões ou duplicações de itens. Por isso, a contagem única pode não ser a melhor escolha para tipos de inventários mais complexos, que envolvem grande volume de itens ou exigem um nível elevado de precisão.

Dupla contagem

A dupla contagem é um dos tipos de inventários mais precisos, no qual cada item do estoque é contado por duas equipes independentes ou em dois momentos distintos, e os resultados dessas contagens são comparados para garantir a precisão dos dados. Esse método se destaca pela maior segurança e confiabilidade, pois minimiza o risco de erros, permitindo que qualquer discrepância entre as contagens seja identificada e corrigida. A dupla contagem é comumente utilizada em auditorias ou em tipos de inventários críticos, onde a exatidão das informações é essencial para a continuidade dos negócios.

Entre as principais vantagens da dupla contagem, destaca-se a redução significativa de erros, uma vez que qualquer divergência pode ser revisada e ajustada antes da conclusão do inventário. Esse método é especialmente útil para empresas que lidam com produtos de alto valor ou que exigem um controle rigoroso de seus estoques, garantindo maior segurança nas operações.

No entanto, a dupla contagem apresenta desvantagens, como o fato de ser um processo mais demorado, que exige mais recursos e tempo, além de demandar uma organização mais meticulosa para evitar confusão entre as contagens realizadas pelas diferentes equipes.

Essa abordagem detalhada torna a dupla contagem uma escolha preferencial para tipos de inventários que exigem uma alta precisão e um nível elevado de controle sobre os produtos.

Quando usar cada método?

A contagem única é mais adequada para situações em que o estoque é pequeno ou composto por itens de fácil identificação e contagem.

Ela também é indicada quando o tempo disponível ou os recursos são limitados, já que seu processo é mais rápido e requer menos pessoal.

Além disso, a contagem única pode ser a escolha ideal quando o impacto de eventuais erros não compromete significativamente as operações, como em empresas com processos menos complexos ou com baixo risco de falhas no controle de estoque.

Por outro lado, a dupla contagem deve ser priorizada em cenários onde a precisão dos dados é muito importante.

Isso inclui estoques grandes e complexos, nos quais uma única contagem pode não ser suficiente para garantir a exatidão.

Também é recomendada para empresas que lidam com produtos de alto valor financeiro ou itens críticos para o funcionamento do negócio, onde a margem de erro precisa ser minimizada.

Além disso, a dupla contagem é fundamental em auditorias ou inventários destinados a relatórios financeiros, garantindo que os dados sejam verificados e validados de maneira rigorosa antes de serem reportados.

Dica prática: combine os métodos

Para otimizar o processo de inventário, muitas empresas optam por combinar a dupla contagem e a contagem única, ajustando cada abordagem segundo a relevância dos itens no estoque.

Por exemplo, a contagem única é frequentemente utilizada para itens de menor relevância, ou aqueles com baixo custo e fácil rastreamento, onde o risco de erro é reduzido e o impacto de falhas não é tão significativo.

Já a dupla contagem é adotada para produtos mais estratégicos ou para áreas críticas do estoque, como itens de alto valor ou de grande importância para a operação da empresa, onde a precisão é essencial para evitar prejuízos e garantir o funcionamento contínuo dos processos.

Essa combinação permite um equilíbrio entre eficiência e precisão, atendendo às necessidades específicas de diferentes segmentos do inventário.

Conclusão sobre tipos de inventários

Entender os diferentes tipos de inventários é algo essencial para uma gestão eficiente. Seja para controlar custos, atender à demanda ou garantir a continuidade das operações, escolher o método certo faz toda a diferença.

Avalie as necessidades da sua empresa e implemente o modelo mais adequado para otimizar seus resultados.