Controle de estoque para pequenas empresas é registrar tudo o que entra e sai, saber onde cada produto está e conferir com regularidade se o que existe na prateleira bate com o que está anotado. Não precisa ser caro nem complicado, mas precisa ser feito todos os dias.
Em empresas pequenas, o estoque costuma ser controlado “de cabeça” ou em anotações soltas. Funciona enquanto o negócio é muito pequeno, mas, conforme as vendas crescem, começam as compras repetidas, os produtos que somem e as vendas perdidas por falta de mercadoria. Neste guia, você vai ver como montar um controle simples e confiável.
Por que o controle de estoque é ainda mais importante na pequena empresa
Na pequena empresa, o dinheiro parado no estoque pesa mais. Cada produto comprado sem necessidade é capital de giro que falta para outras despesas, e cada perda não identificada sai direto do lucro. Um controle básico ajuda a:
- comprar só o que precisa;
- evitar a falta dos produtos que mais vendem;
- identificar perdas, furtos e erros;
- saber quanto dinheiro está no estoque;
- tomar decisões com números, e não com impressões.
Como fazer o controle de estoque em uma pequena empresa
1. Comece com uma contagem completa
O primeiro passo é saber o que você tem hoje. Conte todos os produtos, de preferência com a loja fechada, e registre as quantidades. Essa contagem é a base de todo o controle. Veja como fazer um inventário de estoque em 10 passos.
2. Defina um lugar para cada produto
Produtos iguais juntos, prateleiras identificadas e um lugar fixo para cada item. Quando tudo tem endereço, fica fácil encontrar, repor e contar. Veja dicas em como organizar um estoque.
3. Escolha uma ferramenta simples: planilha ou sistema
Uma planilha pode funcionar no começo, com colunas para produto, código, entradas, saídas e saldo. Quando o número de produtos ou de vendas cresce, um sistema simples, integrado às vendas, reduz o trabalho e os erros. Veja como escolher no artigo sobre sistema de gestão de estoque.
4. Registre tudo, sempre
Toda entrada (compra, devolução de cliente) e toda saída (venda, troca, avaria, uso interno) precisa ser registrada no momento em que acontece. É essa disciplina que mantém o controle confiável. A maior parte dos erros de estoque em pequenas empresas vem de movimentações que não foram anotadas.
5. Separe e registre as avarias
Produto danificado não pode ficar misturado com o estoque de venda. Separe, registre a baixa e acompanhe quanto se perde por mês.
6. Defina estoque mínimo para os principais produtos
Para os itens que mais vendem, defina uma quantidade mínima que dispara a compra. Assim, você evita a falta sem precisar acompanhar tudo de perto.
7. Confira com regularidade
Uma vez por mês, conte uma parte do estoque, começando pelos produtos de maior valor ou mais vendidos. Esse modelo, chamado de inventário rotativo, mantém o controle em dia sem precisar contar tudo de uma vez. Uma vez por ano, faça a contagem completa.
Erros comuns no controle de estoque da pequena empresa
- confiar na memória em vez de registrar;
- vender produtos que não foram cadastrados ou dar baixa no código errado;
- misturar produtos danificados com o estoque de venda;
- nunca conferir se o saldo anotado bate com a prateleira;
- comprar por impressão, sem olhar o saldo.
Veja outros erros e como evitá-los em principais erros em inventários de estoque.
Perguntas frequentes
Planilha serve para controlar o estoque de uma pequena empresa?
Serve no começo, para poucos produtos e poucas vendas. Quando o volume cresce, a planilha fica sujeita a erros e não se integra às vendas, e um sistema simples passa a valer a pena.
De quanto em quanto tempo devo contar o estoque?
Uma contagem completa por ano e contagens parciais mensais dos produtos mais importantes costumam funcionar bem para pequenas empresas.
Meu estoque sempre fica errado. Por onde começar?
Faça uma contagem completa, corrija o saldo e passe a registrar todas as movimentações, inclusive trocas e avarias. Depois de um mês, confira de novo os principais produtos para ver se as diferenças diminuíram. Veja também como fazer o controle de perdas no estoque.
Inventário para pequenas empresas com a AVM
Quer começar o controle com uma contagem confiável? A AVM Inventários atende de pequenas lojas a grandes redes e já realizou mais de 10 mil inventários desde 2011, com contagem por coletor de dados e a base pronta para importar no seu sistema. Conheça nosso serviço de inventário de loja e peça um orçamento.