Como fazer um inventário de estoque? Aprenda em 10 passos

O inventário de estoque é um processo essencial para qualquer empresa que lida com produtos e mercadorias. Esse procedimento permite o controle preciso dos itens disponíveis, evitando perdas, e assegura que a organização esteja sempre ciente do que possui em seu armazém.

Além disso, um inventário bem-feito pode ser uma poderosa ferramenta para otimizar o fluxo de caixa, melhorar o planejamento de compras e garantir a satisfação do cliente.

A seguir, vamos explorar em detalhes o que é um inventário de estoque, seus benefícios e por que ele é tão importante para a saúde financeira e operacional de um negócio.

O que é um inventário de estoque?

Um inventário de estoque é o processo de contagem, registro e verificação de todos os itens armazenados em uma empresa. Esse levantamento pode ser feito de diversas formas e com diferentes periodicidades, dependendo das necessidades da organização.

O inventário pode ser físico (contagem manual) ou tecnológico (uso de sistemas de gestão e leitores de código de barras, por exemplo).

Tipos de inventário de estoque

Inventário periódico: neste modelo, a contagem de todos os itens é feita em intervalos regulares, como mensal ou anual.
Inventário permanente: a contagem é feita de forma contínua, permitindo que a empresa tenha um controle constante sobre os itens em estoque.

A escolha entre um inventário periódico ou permanente depende da estrutura e da dinâmica de cada negócio, além da tecnologia disponível.

Para que serve um inventário de estoque?

O inventário de estoque serve para várias finalidades essenciais em uma empresa. Ele não apenas ajuda a manter o controle físico dos produtos, mas também fornece informações valiosas para a gestão estratégica do negócio. Vamos entender melhor para que ele pode ser utilizado:

Controle e organização

A principal função do inventário é garantir que os itens em estoque sejam gerenciados de forma eficiente, evitando, excessos ou faltas. Isso permite que a empresa tenha uma visão clara de seus recursos, facilitando a reposição de mercadorias quando necessário.

Planejamento de compras

Com um inventário bem-feito, a empresa consegue prever as necessidades de compra com mais precisão, evitando tanto a escassez quanto o acúmulo desnecessário de produtos.

Compliance e auditoria

Em muitos setores, é obrigatório que as empresas realizem inventários regulares para cumprir com normas fiscais ou regulatórias. Isso garante que a empresa esteja conforme as leis locais e facilita a realização de auditorias.

Benefícios de um inventário de estoque

Realizar um inventário de estoque regularmente pode trazer diversos benefícios para a empresa, tanto no curto quanto no longo prazo. A seguir, destacamos alguns dos principais benefícios:

Redução de perdas e desperdícios

A falta de controle sobre o estoque pode resultar em perdas significativas devido a danos, obsolescência ou roubo. O inventário permite identificar esses problemas antes que se tornem mais graves.

Melhora na eficiência operacional

Com um inventário bem-feito, é possível otimizar o processo de reposição de produtos, evitando atraso e garantindo que a produção ou a venda não seja prejudicada pela falta de itens essenciais.

Aumento na satisfação do cliente

Manter um estoque bem gerido assegura que a empresa tenha sempre os produtos disponíveis para atender aos clientes, evitando atrasos nas entregas e melhorando a experiência de compra.

Por que fazer um inventário de estoque?

Fazer um inventário de estoque é fundamental para o bom funcionamento de uma empresa. Aqui estão algumas das razões pelas quais essa prática é tão importante:

Visão clara do inventário

Com o inventário em mãos, a empresa tem uma visão detalhada de todos os itens disponíveis, o que facilita a tomada de decisões. Além disso, ele ajuda a identificar os produtos que estão com baixa rotatividade ou que precisam ser promovidos para evitar que fiquem parados no estoque.

Melhora na gestão financeira

O inventário de estoque impacta diretamente a saúde financeira da empresa. Ao manter um controle rigoroso, é possível evitar compras desnecessárias e otimizar os custos de armazenamento e reposição.

Precificação adequada

Um inventário atualizado contribui para a definição de preços mais precisos, garantindo que a empresa não perca dinheiro com produtos adquiridos por um valor superior ao que é vendido.

10 Passos para fazer um inventário de estoque

Agora que entendemos a importância e os benefícios de um inventário de estoque, vamos detalhar os 10 passos essenciais para realizar esse processo de maneira eficiente e organizada:

1. Planeje a realização do inventário

Antes de iniciar o processo, defina uma data e hora para realizar a contagem. Isso deve ser feito em um momento em que o movimento de entrada e saída de produtos seja baixo, para evitar erros durante o levantamento.

2. Prepare os funcionais e recursos necessários

Assegure-se de que todos os envolvidos na contagem do estoque estejam preparados. Isso inclui a disponibilização de recursos como scanners, planilhas, etiquetas e, se possível, software especializado.

3. Organize o ambiente

Certifique-se de que o local onde o inventário será realizado esteja limpo, organizado e livre de distrações. Isso facilitará a contagem e evitará erros.

4. Divida o estoque em setores

Caso o estoque seja grande, divida-o em setores para facilitar a contagem. Isso ajuda a manter a ordem e a evitar duplicação ou omissão de itens.

5. Faça a contagem física

Realize a contagem física de todos os itens, anotando a quantidade de cada produto. Se possível, utilize códigos de barras ou sistemas automatizados para garantir maior precisão.

6. Compare com os registros de estoque

Após a contagem, compare os dados coletados com os registros existentes no sistema ou nas planilhas. Isso ajudará a identificar discrepâncias, como faltas ou excessos.

7. Identifique e corrija discrepâncias

Caso haja discrepâncias entre o inventário físico e os registros, investigue as causas, seja por erro humano, roubo ou outros fatores. Corrija os registros conforme necessário.

8. Atualize os registros de estoque

Após as correções, atualize os registros de estoque para refletir a quantidade exata de cada item. Isso pode ser feito manualmente ou com o auxílio de software de gestão.

9. Analise os resultados

Avalie os resultados do inventário para identificar tendências, como produtos com baixa rotatividade ou itens obsoletos. Isso pode ajudar a melhorar as decisões de compras e de marketing.

10. Crie um relatório final

Por fim, crie um relatório detalhado do inventário, que pode ser compartilhado com a gestão ou auditoria da empresa. Esse relatório serve como uma base para o planejamento de compras, vendas e outras decisões estratégicas.

Conclusão sobre inventário de estoque

O inventário de estoque é uma prática indispensável para empresas que desejam manter um controle eficiente sobre seus produtos.

Ao seguir os passos certos e entender a importância desse processo, é possível garantir a saúde financeira da empresa, melhorar a experiência do cliente e otimizar os processos operacionais.

Ao realizar inventários regulares, a empresa está se preparando para crescer de forma sustentável e sem surpresas desagradáveis.