Toda empresa que trabalha com mercadorias tem, na prática, mais de um “estoque”: o que está nas prateleiras, o que aparece no sistema e o que está registrado na contabilidade. Quando esses números não batem, a empresa compra errado, apura o lucro errado e não sabe onde está perdendo dinheiro. Neste artigo, explicamos a diferença entre estoque físico e estoque contábil, por que eles se afastam e como conciliar os dois.
O que é estoque físico?
O estoque físico é a quantidade real de produtos que existe na empresa: o que está nas gôndolas, prateleiras, depósitos e galpões. Ele só é conhecido de verdade por meio da contagem, ou seja, do inventário de estoque.
O que é estoque contábil?
O estoque contábil é o valor das mercadorias registrado na contabilidade da empresa. Ele aparece no balanço patrimonial e é usado para calcular o custo da mercadoria vendida (CMV) e o lucro. Esse valor depende das quantidades registradas e do método de custo usado. Veja os métodos de avaliação de estoque.
E o estoque do sistema?
Entre os dois, existe ainda o estoque do sistema de gestão (também chamado de estoque lógico): a quantidade que o sistema calcula a partir das entradas e saídas lançadas. Em geral, é ele que alimenta a contabilidade. Por isso, quando o sistema está errado, o estoque contábil também fica.
Qual a diferença, em resumo
- Estoque físico: o que existe de verdade, em quantidade. Só a contagem mostra.
- Estoque do sistema: o que os lançamentos dizem que existe.
- Estoque contábil: o valor registrado na contabilidade, com base nas quantidades e no método de custo.
Por que o estoque físico e o contábil não batem
- Perdas: furtos, quebras e avarias que não são lançadas. Veja mais sobre controle de perdas no estoque.
- Erros de lançamento: entradas digitadas errado, vendas no código errado, devoluções não registradas.
- Trocas de produtos: um item vendido no código de outro gera uma sobra e uma falta ao mesmo tempo.
- Transferências: mercadoria que saiu de uma loja e ainda não entrou na outra no sistema.
Como conciliar o estoque físico com o contábil
1. Faça o inventário físico
A conciliação começa pela contagem. Sem saber o que existe de verdade, não há como corrigir o resto. Veja como fazer um inventário de estoque.
2. Compare com o sistema e reconte as diferenças
Os itens com diferença devem ser recontados antes de qualquer ajuste, para não corrigir um erro de contagem como se fosse uma perda. Saiba como funciona o inventário com divergência.
3. Ajuste o sistema
Com as quantidades confirmadas, a base contada é importada no sistema, que passa a refletir o estoque real.
4. Registre os ajustes na contabilidade
As diferenças apuradas são registradas pelo contador, que ajusta o valor do estoque e o resultado do período. Esse é o momento do balanço de estoque.
5. Investigue as causas
Diferenças que se repetem nos mesmos produtos ou áreas mostram onde estão os problemas de processo, como recebimento, vendas ou perdas.
Com que frequência conciliar?
Pelo menos uma vez por ano, no fechamento do exercício. Empresas com muitas perdas ou estoques grandes costumam conciliar com mais frequência, inclusive com o inventário rotativo. O indicador que mostra se o sistema está confiável é a acuracidade de estoque.
Perguntas frequentes
A diferença entre o físico e o contábil é sempre perda?
Não. Muitas diferenças são erros de lançamento ou de contagem. Por isso a recontagem dos itens divergentes é tão importante antes de ajustar.
Quem faz o ajuste contábil do estoque?
O contador da empresa, com base no resultado do inventário. A empresa de inventário entrega a contagem e a base pronta para o sistema.
Posso conciliar sem parar a operação?
Depende. Em lojas, o recomendado é contar com a loja fechada. Em galpões, muitas vezes é possível seguir operando nas áreas ainda não contadas.
Comece pelo estoque físico
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