O coletor de dados é um aparelho portátil com leitor de código de barras usado para registrar os itens durante o inventário. Em vez de anotar em papel e digitar depois, a equipe lê o código de cada produto, e a contagem vai direto para o arquivo que atualiza o sistema.
A troca do papel pelo coletor é uma das mudanças que mais aumentam a precisão de um inventário. Veja como funciona e por que ele faz tanta diferença.
Como funciona a contagem com coletor de dados
- Carga da base: os códigos dos produtos são carregados, para que cada leitura seja reconhecida.
- Leitura por área: seguindo o mapeamento do estoque, a equipe lê o código de barras de cada item, área por área.
- Quantidades: itens iguais podem ser lidos um a um ou registrados com a quantidade, conforme o critério combinado (unidade, caixa ou kit).
- Consolidação: ao final, as leituras de todos os coletores são reunidas em uma única base.
- Base para o sistema: a contagem é tratada e entregue em um arquivo pronto para importar no sistema da empresa.
Vantagens do coletor em relação ao papel
- Sem digitação: elimina a transcrição das folhas para a planilha, uma das maiores fontes de erro.
- Mais rapidez: a leitura é mais rápida do que anotar código e quantidade à mão.
- Menos confusão entre produtos parecidos: o código identifica o item, mesmo quando as embalagens são semelhantes.
- Resultado mais cedo: a base fica pronta logo depois da contagem, permitindo comparar com o sistema e recontar as divergências na hora.
Cuidados ao usar o coletor
- Produtos sem código ou com etiqueta danificada: precisam de um procedimento definido antes da contagem.
- Caixas fechadas: ler o código da caixa não garante o conteúdo. Defina quando abrir e conferir.
- Critério de unidade: registrar uma caixa com doze unidades como uma unidade gera diferenças enormes.
- Mapeamento: o coletor não resolve áreas contadas duas vezes ou esquecidas. Para isso, existe o mapeamento do estoque.
Veja outros erros comuns em principais erros em inventários de estoque.
Perguntas frequentes
Posso usar o celular como coletor?
Existem aplicativos que leem códigos de barras pelo celular, úteis para estoques pequenos. Em inventários maiores, coletores próprios são mais rápidos e resistentes.
O coletor substitui a conferência?
Não. Ele reduz os erros de registro, mas a dupla contagem e a recontagem das divergências continuam necessárias.
Inventário com coletor de dados com a AVM
Em todos os inventários da AVM Inventários, a contagem é feita com coletor de dados, e o cliente recebe a base tratada no nosso sistema próprio, pronta para importar. Desde 2011, já são mais de 10 mil inventários em todo o Brasil. Veja como fazer um inventário de estoque em 10 passos ou peça um orçamento.